Principales taches Chef de projet/chargé de mission

Ces différentes taches devront être réparties entre le chef de projet et le chargé de mission (et éventuellement d’autres intervenants si nécessaire) par le Directeur de projet au démarrage du projet

 Démarrage du projet

• Gestion de la fiche projet
• Elaboration du budget par poste
• Planification des lots de travail (sous MS Project)
• Planification de l’utilisation des ressources financières matérielles et humaines du projet (planification initiale du budget)

 Coordination technique

• Animation de l’équipe projet (organisation des réunions, communication de l’ordre du jour, des CR,…)
• Coordination technique et validation des livrables
• Compte rendu périodique de l’avancement technique

 Suivi des prestataires

• Rédaction de cahier des charges - lancement d’appel d’offre pour le choix d’un prestataire – dépouillement et comparaison des propositions
• Validation du choix d’un prestataire et de sa proposition technique
• Validation des termes des contrats
• Validation des livrables prévus au contrat

 Suivi comptable et budgétaire

• Validation des factures conformes aux contrats et aux travaux
• A la réception du Grand Livre analytique, vérification que toutes les dépenses comptabilisées concernent le Projet
• Suivi budgétaire : A la réception de l’état de suivi budgétaire il vérifie les engagements prévus et analyse les écarts et le résultat bénéficiaire ou déficitaire annuel prévisionnel
• Mise à jour en fin d’année de l’état de charges à payer : engagements dont les factures ne sont pas encore reçues. à retourner avant le 15 janvier N+1
• Mise à jour en fin d’année de l’inventaire des biens : mise à jour de la liste du mobilier, matériel informatique, matériel divers et outillage : à retourner avant le 15 janvier N+1

 Gestion documentaire

mise à disposition de la « connaissance » du projet dans un espace dédié (extranet) :

• mise à jour des groupes de travail (composition) et de leurs droits d’accès aux documents
• mise à jour des réunions et de leurs documents
• mise à jour des documents de travail

 Diffusion des résultats

• Elaboration d’un plan de communication
• Fourniture des éléments de communication à la Direction de la communication à chaque grande étape du projet

 Taches administratives

• Suivi du temps passé
• Location de salles
• Traduction
• Gestion des voyages