Politique de Confidentialité

Politique de Confidentialité

À l’UIC, nous mettons un point d’honneur à traiter vos données personnelles avec la plus grande confidentialité et sécurité, et en conformité avec la législation européenne et française en vigueur, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, ainsi que la loi française « Informatique et Libertés » de 1978, modifiée par la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles (ci-après « RGPD »).

Cette politique de confidentialité a pour but de vous informer sur les données personnelles que nous collectons, les raisons pour lesquelles nous les collectons, la manière dont nous les utilisons et les droits dont vous disposez concernant le traitement de ces données.

1. QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES ET COMMENT NOUS CONTACTER ?

L’Union Internationale des Chemins de fer (UIC), association sans but lucratif de droit français, dont le siège social est situé au 16 rue Jean Rey, 75015 Paris, France, immatriculée sous le numéro SIRET 784 601 841 00017 (ci-après « UIC » ou « nous »), est responsable du traitement des données personnelles qu’elle collecte auprès de vous. Nous sommes responsables de vos informations personnelles.

Pour toute question, commentaire ou préoccupation concernant cette politique ou vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse suivante : dpo(@)uic.org ou par courrier à :
UIC, 16 rue Jean Rey, 75015 Paris, France.

2. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTONS-NOUS ?

Notre collecte est systématiquement encadrée par le principe de minimisation des données. Nous pouvons collecter différents types d’informations personnelles vous concernant, selon les raisons ou les finalités pour lesquelles vous nous les fournissez (voir section 3) :

• Informations identifiables générales : nom, prénom, profession, fonction, sexe, langue, intitulé de poste, compte sur les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter), fax, adresse professionnelle, photographie, numéro de téléphone, adresse e-mail ou équivalent ;
• Si un paiement est requis : vos coordonnées bancaires (numéro de carte bancaire, IBAN et BIC/SWIFT) et informations de facturation ;
• Informations personnelles que la loi nous impose de collecter, par exemple pour nos employés (sécurité sociale, assurances, etc.) ;
• Autres catégories de données personnelles, mais uniquement dans la mesure strictement nécessaire à la finalité poursuivie (par exemple, informations de passeport pour des déplacements liés à certains événements).

3. POURQUOI COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous collectons vos données pour différentes raisons :

3.1 Dans le cadre de notre mission statutaire et de nos activités principales, telles que décrites sur notre site www.uic.org, afin de vous tenir informé(e) de nos activités, de vous inviter à des événements, d’assurer correctement les services demandés, d’améliorer la qualité de nos services, de répondre à vos attentes raisonnables, et plus généralement de faciliter la communication et la coopération avec vous.

3.2 Pour réaliser des analyses et du profilage client.

3.3 Pour des besoins administratifs, organisationnels ou opérationnels (identification d’un contact, représentant légal, recrutement, etc.).

3.4 Pour nous conformer à toute obligation légale, réglementaire, procédure judiciaire ou demande émanant d’une autorité compétente et/ou pour prévenir la fraude.

4. SUR QUEL FONDEMENT JURIDIQUE COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Le traitement de vos données repose sur :

• Votre consentement,

• L’exécution d’un contrat,

• Le respect d’une obligation légale,

• Notre intérêt légitime (informer sur nos activités, organiser des événements, améliorer nos services, faciliter la communication et la coopération, réaliser des analyses et du profilage client).

5. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ?

5.1. Directement auprès de vous.
Principalement via vos démarches actives : e-mail, téléphone, courrier, formulaire en ligne, remise de carte de visite, utilisation de notre site ou de notre plateforme extranet.
Lorsque la loi l’exige, nous recueillons votre consentement préalable.
Nous ne collectons pas de données auprès de mineurs de moins de 16 ans sans consentement d’un adulte responsable.

5.2. Indirectement.
Par d’autres sources telles que plateformes ou bases de données publiques (LinkedIn, etc.), tiers partenaires, votre employeur, vos collègues, autorités publiques, etc.
Lorsque les données proviennent d’un tiers, nous nous assurons qu’elles ont été collectées conformément à la législation en vigueur et, si nécessaire, que votre consentement a été obtenu.

5.3. Automatiquement – Utilisation de cookies.
Lors de votre navigation sur nos sites web, des données sont collectées via des cookies.
Ces cookies améliorent la fonctionnalité et la performance de nos sites.
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique sur les cookies disponible sur notre site.

6. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous avons investi dans une infrastructure informatique de pointe pour protéger vos données contre le vol, la perte et toute utilisation illicite.
Certaines de nos plateformes (extranet) sont hébergées en France dans un cloud privé conforme aux normes ISO 27001 (sécurité) et ISO 14001 (environnement).
Nous développons et améliorons en permanence nos politiques internes de sécurité.
Nos équipes sont régulièrement formées à la protection des données.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous supprimons ou anonymisons vos données :

• Dès que la finalité pour laquelle elles ont été collectées est atteinte, et/ou

• À votre demande expresse (voir section 9 ci-dessous).

Nous pouvons toutefois être tenus de conserver vos données plus longtemps pour :

• Respecter des obligations légales,

• Prévenir la fraude ou des problèmes techniques,

• Protéger les droits et intérêts légaux de l’UIC, de ses membres et partenaires.

8. PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

8.1. Pour des raisons organisationnelles et administratives
Nous pouvons partager vos données avec des prestataires externes ou partenaires lorsque cela est nécessaire pour fournir nos services ou optimiser nos activités (hébergeurs, prestataires informatiques, agences de voyage, organisateurs d’événements, etc.).

8.2. Pour des raisons légales et/ou de sécurité

Nous pouvons partager vos données avec des autorités ou tiers si cela est nécessaire pour :

• Respecter la loi,

• Prévenir la fraude ou des problèmes de sécurité,

• Protéger les droits et intérêts de l’UIC ou de ses membres.

8.3. Pas pour des finalités commerciales ou marketing
Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins commerciales, promotionnelles ou marketing sans votre consentement explicite.
Nous ne partageons pas de données sensibles sans votre consentement.

9. VOS DROITS – NOS OBLIGATIONS

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour assurer l’exactitude et l’actualité de vos données.

Vous avez le droit :

• D’être informé(e) sur l’utilisation de vos données,

• D’accéder à vos données,

• De les rectifier ou les mettre à jour,

• De vous opposer à leur traitement si celui-ci n’est pas requis pour un intérêt légitime ou une obligation légale,

• De demander la limitation ou la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation,

• De demander la portabilité de vos données à un autre responsable de traitement,

• De déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente (en France, la CNIL : www.cnil.fr).

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : dpo(@)uic.org ou par courrier :
UIC DPO, 16 rue Jean Rey, 75015 Paris, France.

10. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous vous invitons à lire attentivement cette politique et à la consulter régulièrement afin de prendre connaissance de toute mise à jour éventuelle, notamment en cas d’évolution législative ou réglementaire ou de recommandations des autorités compétentes.